Lo primero que hay que hacer cuando queremos celebrar cualquier evento es Planificar, es decir, definir el objetivo del acto, qué esperamos conseguir, con qué medios contamos, asistentes, etcétera. Hay que establecer también un calendario, asignar recursos y especificar todo lo que conlleva el acto a celebrar, definir con claridad todos los objetivos. Si te haces un esquema será más fácil, porque así es como sabes lo que quieres. La elección de la fecha y la reserva del lugar donde se va a celebrar el evento, junto al horario, también es muy importante. En este sentido, te recomendamos que cuando elijas la fecha compruebes que no sea clave para otros asuntos importantes generales de las personas que vas a invitar y que todos puedan asistir, que no haya obstáculos, invitados especiales a los que haya que buscar alojamiento, entre otros.
También es muy importante que anotes todo lo que desees hacer ese día, como las actividades que habrá en el evento, organiza tus pensamientos, ponte una fecha límite para que todo esté resuelto.
Pide Ayuda, para no estar solo o sola en esta andadura, organiza equipos de trabajo, asigna tareas y mantén abiertas las vías de comunicación entre las personas que te ayudarán y podréis definir la imagen al completo del evento. Ten en cuenta, que cada persona tiene distintas habilidades que te pueden ayudar mucho: creación de invitaciones y carteles, recepción de invitados, entre otros. Asegúrate que todos estén al tanto de tus planes, sabes que la colaboración puede facilitarte mucho el trabajo.
Presupuesto. En este apartado debes incluir todos los posibles gastos, ingresos, patrocinadores… si no lo haces puedes acabar volviéndote loco o loca a la hora de pagar facturas que luego no sabes ni de dónde te vienen. Aquí también es bueno que pienses en cómo reducir gastos, por ejemplo, con personal voluntario, que el lugar de celebración sea más económico, reducir el número de invitados, etcétera.
Día del evento. Es la fase en la que hay que poner en práctica todo lo planificado, ajustándose al calendario. Un buen consejo es tener un “plan B”, por si surgen situaciones imprevistas, por ejemplo, en una boda que se celebre al aire libre en verano y por si aparece una tormenta que no se esperaba, con el fin de que no se arruine el día. Es bueno hablar con los dueños del lugar donde se celebra para que te ayuden en este sentido porque es posible que tengan un salón cubierto.
Otro consejo es que se haga un ensayo general antes del día del evento.
